Chegar ao número de funcionários de TI adequado é uma atividade contínua. Como qualquer outra área, a tecnologia da informação também precisa de mão de obra suficiente. Dessa forma, o gestor realiza o dimensionamento de equipe, em que basicamente analisa os recursos humanos necessários para cada setor.

Aliás, colocar em prática o dimensionamento faz parte da gestão empresarial. Pois equipes grandes podem gerar mais custos e equipes pequenas podem limitar a produtividade da empresa. Descobrir como balancear essa questão não tem fórmula certa, mas depende de vários fatores.

Em especial a área de TI, em que cada empresa apresenta necessidades diferentes, são levados em conta o porte da empresa, ramo de atuação e o nível de produtividade que se deseja ter. Entretanto, outros elementos devem ser levados em consideração e a seguir você pode conhecê-los melhor!

VANTAGENS DO DIMENSIONAMENTO DE EQUIPE

Além de ser peça fundamental e trazer economia para o setor financeiro, realizar o dimensionamento apresenta outras vantagens. Em especial, para os gestores de TI que precisam delegar funções específicas para cada membro.

Desta forma, fica a cargo do gestor verificar quantas horas são gastas nos processos e quantos funcionários estão envolvidos. Assim como, o tempo para a entrega do trabalho final. Consequentemente, o gestor saberá qual é a produtividade de cada colaborador e se ela está de acordo com as necessidades da empresa.

E assim, enxugar e/ou realocar recursos humanos para as áreas necessitadas. O que possibilitará investir em setores estratégicos e aumentar a produtividade.

FAÇA REUNIÕES COM GESTORES E COLABORADORES

Simplesmente entregar para o gestor a tarefa de cortar membros caracteriza uma má gestão. Os CIOs precisam compreender os impactos de cada setor na empresa. Nesse caso, realizar reuniões frequentes com os gestores e seus colaboradores garante um dimensionamento de equipe eficaz.

É nesses momentos que o gestor e sua equipe podem apresentar números sobre seus trabalhos. Como por exemplo, projetos entregues, tempo gasto, divisão de tarefas, produtividade e outros dados. Assim, será possível verificar se a demora para finalizar projetos está ligada a falta de pessoal e sobrecarregamento dos membros. Ou se os colaboradores passam muito tempo ociosos, o que pode indicar remanejamento ou cortes. 

ADAPTE-SE À PROJEÇÃO DE VENDAS

Independente se a empresa tem foco em TI ou não, fazer a projeção de vendas é atividade comum de qualquer negócio. E, permite averiguar se há a necessidade de novas contratações. Para isso, o gestor pode verificar o relatório de vendas do período anterior e quais são as expectativas do mercado.

A partir desses dados, será possível traçar uma projeção da evolução de vendas para o próximo período. Dessa forma, dimensionar a equipe necessária para entregar a quantidade de pedidos.

FAÇA AS CONTAS

O processo de contratação de novos colaboradores ou estabelecer ações de força tarefa, precisam do ajuste de contas. Principalmente, se houver um orçamento que permita a abertura de vagas, pagamento por horas extras ou contratação de serviços terceirizados. Esta última merece mais atenção e falaremos adiante.

Então, com a ajuda do setor de finanças, é possível verificar quais serão os gastos e economias em TI. Nessa conta, novos colaboradores exigem salários, benefícios, encargos e custos momentâneos. Ou se a compra de tecnologia específica para substituir funções é uma saída a ser considerada.

Entretanto, o gestor deve se lembrar que o dimensionamento de equipe é um investimento que deve sempre zelar pela eficiência dos processos da empresa.

A TERCEIRIZAÇÃO DE SERVIÇOS

Também conhecida como Outsourcing, a terceirização vem ocupando mais espaço na área da tecnologia. Além de reduzir custos, o serviço terceirizado é executado por colaboradores que possuem gabarito na suas funções. Sendo responsabilidade do gestor de Service Desk indicar equipes próprias de forma remota ou presencial. E produzir relatórios sobre o que foi executado.

Essa é uma forma de focar em produtividade e dimensionar a equipe para os setores em que está o core business da empresa.

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Referências: Rafael Rezende e Revista Eletrônica Sistemas & Gestão