A utilização de um sistema ERP pode trazer inúmeros benefícios para qualquer empresa. É uma ferramenta que impacta na redução de custos, no fornecimento de dados para auxiliar as tomadas de decisões e otimiza a integração interdepartamental. Mas, para que tudo isso aconteça, sua implantação deve ser realizada de forma organizada, seguindo uma metodologia bem planejada.

Apenas comprar um sistema ERP não resolve nenhum problema. Aliás, pelo contrário, sem o devido cuidado, a implantação pode trazer sérias complicações. É importante que os envolvidos tenham vasto conhecimento da ferramenta e, também, em técnicas de gestão de projetos.

Conheça, no artigo dessa semana, mais detalhes que irão auxiliar a compreensão de tudo que envolve a implementação de um sistema ERP.

Fases da metodologia de implantação

Só de relembrar que o ERP visa integrar processos entre departamentos, já é possível imaginar sua complexidade. Cada empresa tem suas peculiaridades e, por isso, os sistemas costumam oferecer opções de customização ou de pré-ajustes.

Então, a empresa fornecedora ou uma terceira, denominada integradora, soma esforços a um time interno para que, juntos, definam a metodologia de trabalho.

O escopo deverá considerar, no mínimo, três fases:

  1. Estudos de Implantação: nesta fase são definidos detalhes que respondam às perguntas “O quê?”, “Como?” e “Quando?” o sistema ERP será implantado. É definido, então, um plano de ação detalhado, com atribuição de tarefas e prazos bem definidos. Conhecida também como fase de planejamento.
  2. Implantação: é a realização das tarefas definidas no plano de ação. Cada atividade entregue deve ser testada, garantindo que as funcionalidades instaladas correspondam às expectativas da empresa que adquiriu o ERP. Exige acompanhamento e controle rigorosos.
  3. Entrada em produção: depois de finalizado o plano de ação, o sistema ERP está pronto para ser utilizado pela empresa. O ponto-chave desta etapa é o acompanhamento de seu funcionamento. Analisar dados de produtividade e colher feedback dos colaboradores é essencial.

Com as fases definidas, é hora de considerar então os métodos, ou seja, todos os procedimentos necessários para cada fase. Além disso, outro importante detalhe é mapear os recursos, que podem ser humanos como citamos anteriormente, mas também equipamentos, material de apoio e equipamentos que se farão necessários.

Treinamento é essencial

Então, será que agora que já ocorreu a entrada em produção, nada mais precisa ser feito? Calma, não é bem assim.

Lembre-se que o impacto no dia a dia dos colaboradores de um novo modelo de gestão é muito grande. A adesão da comunidade de colaboradores à ferramenta pode ser considerada também uma etapa. Inclusive, uma etapa que ocorre concomitantemente com as outras.

Durante a implantação, converse sobre os benefícios que o sistema ERP trará. Foque em benefícios como a automatização de diversos processos. Para a liderança, é importante mapear o tempo para cada atividade, de modo a conduzir o time a utilizar utilizar as horas que ficarão ociosas e pensar mais estrategicamente.

Portanto, programe junto ao RH sessões de treinamento. Não apenas para a utilização do ERP, que é essencial, mas também sobre empreendedorismo e proatividade. Isso tornará o time capaz de aproveitar todo potencial da ferramenta e, ainda, se conectar com a proposta de uma nova cultura na empresa.

Dicas para implantação do sistema ERP

Seguindo a metodologia, não há como errar na implantação do ERP em sua empresa. Mesmo assim, fique atento às dicas seguintes que vão ajudar durante todo o processo:

1 – Invista tempo para conhecer o fornecedor da solução. Faça uma escolha consciente, conhecendo seus métodos e referências no mercado. Considere sim o preço, mas nunca como principal fator.

2 – Todos os processos devem ser mapeados antes da implantação. Cada atividade descoberta durante a configuração não considerada anteriormente pode atrasar o projeto, já que as etapas anteriores precisarão ser revistas.

3 – Quem são as pessoas-chave do negócio? Cada departamento deve ter um representante no processo de implantação. Os executivos são importantes, mas o operacional também é essencial.

4 – Muitos sistemas ERP permitem que alguns dados inseridos sejam corrigidos. Porém, não conte com isso. Erros, mesmo que pequenos, podem impactar a cadeia de processos.

5 – Verifique a utilização da ferramenta. Com o tempo, alguns colaboradores podem voltar ao hábito de utilizar planilhas e controles paralelos. Do ponto de vista de integração, isso não é interessante. Quando algum usuário estiver utilizando o sistema de maneira indevida,  procure entender o porquê e atue na mudança de comportamento.

PERSPECTIVAS DE GESTÃO

Além das dicas que citamos acima, o gestor pode adotar dois caminhos para analisar a implantação. Eles são a gestão de produtos e gestão de projeto e, ambos possuem uma lista de fatores extensa para serem avaliados. Mas podemos citar alguns elementos essenciais:

Gestão de produtos: mapeamento de processos da empresa, estudo de aderência do sistema ao processos mapeados, definição e desenvolvimento de personalizações, dimensionamento da infraestrutura de TI e criação de manuais.

Gestão de projeto: compreensão da hierarquia do negócio, identificação das pessoas-chave de cada processo, desenvolvimento de cronograma, plano de comunicação e plano de projeto.

Essas metodologias podem ser sugeridas por empresas de consultoria especializadas ou até mesmo pelos próprios fornecedores do ERP. Entretanto, quando falamos na fase pós configuração do sistema, a fase de testes é essencial e não pode ser descartada.

AS ETAPAS DA FASE DE TESTES

Esta fase consiste em três etapas: testes individuais, testes integrados e teste de stress. Todos ocorrem após a entrada em produção. Veja em detalhes cada uma a seguir.

 

  1. Testes individuais: É feito pelos usuários finais do sistema em conjunto com os integrantes da equipe de implantação. É uma forma de os usuários finais terem mais contato com o sistema e ao mesmo tempo, a equipe do projeto verifica quais procedimentos apresentam desempenho favorável e faz as correções necessárias.
  2. Testes integrados: Nesta etapa, são colocados à prova todos os processos do sistema. Isso significa que o teste envolve pessoas de todas as áreas, a fim de checar se todos os processos cumprem seu papel e permitem à cadeia de processos trabalhar com eficiência.
  3. Teste de Stress: Em resumo, esta última etapa coloca o sistema escolhido em teste em uma situação real de funcionamento da empresa. Dessa forma, procura analisar o desempenho do ERP.

Como podemos ver, a metodologia de implantação de sistemas abrange diversos aspectos. Desde os técnicos até os conhecimentos humanos sobre a gestão ERP. Entretanto, o gestor ainda deve ficar atento aos fatores críticos que podem causar problemas na implantação. Falaremos deles a seguir!

ATENÇÃO AOS CUSTOS

Independentemente do porte da empresa, seja ela grande ou pequena, a implantação do ERP precisa levar em conta seu alto custo. Além da própria aquisição do sistema, o que já tem um valor alto, também estão incluídos na despesa: consumo homem/hora da consultoria contratada como dos profissionais da empresa, compra de equipamentos para a instalação do sistema, custo de treinamentos, testes e outros. Sendo assim, os custos altos representam um elemento importante entre os fatores críticos. Cabe ao gestor colocar na balança também as economias que essa tecnologia traz para a empresa.

INTEGRAÇÃO

Ao contrário dos projetos de softwares, em que o foco está no desenvolvimento de um sistema, a implantação do ERP vai além e precisa do total envolvimento dos colaboradores. Segundo estimativas do Standish Group International, 90% dos projetos de implantação terminam com atraso. O motivo é a dificuldade de identificação e solução de problemas por parte dos gestores envolvidos nesse processo.

Em sua maioria, eles envolvem fatores humanos, como: resistência ao ERP e medo de não se adequar a ele, rotatividade de funcionários, colaboradores sem qualificação necessária, entre outros motivos. Portanto, a integração da equipe e gestores é peça fundamental para uma implantação sólida do ERP.

IMPACTO NA CULTURA ORGANIZACIONAL

É natural que uma empresa acostumada a um fluxo determinado de processos, encontre dificuldades na adoção de novos métodos. Principalmente a implantação de um ERP, em que muitas vezes é visto como uma ameaça pelos colaboradores. Ademais, a automação de processos pode criar o sentimento de que atividades humanas podem ser dispensáveis.

Sendo assim, é essencial o apoio da direção e gerentes nesse período de mudanças. Além de demonstrarem para colaboradores os benefícios dessa alteração, o incentivo também deve estar apoiado no reconhecimento profissional e humano de cada colaborador. Dessa maneira, será mais fácil conseguir as mudanças na cultura organizacional.

REMODELAÇÃO DE PROCESSOS

A remodelação de processos é um fator crítico que o gestor não pode esquecer. Faz parte dessa atividade o estudo e adequação dos processos feitos na empresa para o novo sistema. Afinal, ele será a nova base de dados com as informações operacionais. Quando não há esse zelo pela remodelação, processos que não foram corrigidos podem  ganhar maiores proporções após a implantação do ERP.

METODOLOGIA DE IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS: A PRIMEIRA SEMANA

É hora da verdade! Mas a primeira semana não precisa ser tão difícil: além de contar com uma equipe treinada, a melhor escolha é ter uma consultoria do seu lado. Ela irá sanar todas as dúvidas dos colaboradores, assim como resolverá rapidamente problemas que surgirem.

Além desse suporte especializado, a consultoria permitirá que a implantação do ERP seja adotada com maior rapidez e facilidade. E com o tempo, o gestor e toda sua equipe sentirão os benefícios da implantação de um sistema de ERP.

E você, já passou por este processo? Foi produtivo? Deixe o seu comentário!

Referências: ERP Online, PUC-Rio, Administradores, Bom Controle e Ascendo Blog