Tanto a Shadow TI quanto a TI Convencional têm ajudado diversas empresas ao redor do mundo em seu funcionamento. No entanto, ambas se comportam de formas bem diferentes e são fruto de uma realidade que a cada dia se torna mais digital. Dessa forma, compreender as diferenças entre ambas e como afetam as empresas é essencial para o gestor.

Além disso, não é somente o setor de tecnologia da informação que têm contato com a Shadow IT. Depois que explicarmos o conceito, verá que a maioria dos colaboradores de uma empresa usam a Shadow IT.

Então, vejamos quais são essas diferenças e quais são os efeitos negativo e positivos da Shadow IT. E como o gestor de TI pode lidar com os aspectos negativos dessa nova realidade.

TI CONVENCIONAL

A TI Convencional abrange toda a TI usada de maneira formal e oficial por uma empresa. Ou seja, todos os procedimentos padronizados para realizar uma tarefa que utiliza como base determinados sistemas e softwares que já foram aprovados pela organização. Dessa forma, podemos dizer que se trata dos servidores da empresa, CRMs e demais programas de gestão que todos os colaboradores usam.

SHADOW IT

O termo também é conhecido como TI invisível ou na tradução para o português, TI nas sombras. Na prática, representa o uso de ferramentas que não foram sugeridas pela empresa e nem constam no protocolo oficial. Assim, estão incluídos nisso, programas, aplicativos e serviços presentes na nuvem que auxiliam o funcionário seja ele de TI ou não, a realizar de forma mais eficiente certa tarefa.

Sendo assim, podemos dizer que a Shadow IT é um fenômeno e não uma tecnologia específica. Ele surgiu em conjunto com o TI corporativo, mas somente hoje ganha mais espaço nas discussões. Afinal, o uso de ferramentas não autorizadas pelas empresas e sem o devido conhecimento delas, traz grandes riscos. Portanto, o gestor precisa aprender a lidar com essa realidade.

PORQUE O SHADOW IT CRESCEU NAS EMPRESAS

A TI invisível surge como uma solução fácil e rápida para determinados processos na empresa. Ao mesmo tempo, o maior uso de dispositivos móveis, como os celulares, fez com que mais colaboradores utilizem ferramentas “de fora”.

Também vale citar a pressão por resultados dentro das empresas. Nem sempre o setor de TI consegue ter rapidez para suprir todas as demandas de todos os setores do negócio. E também, muitos colaboradores preferem não incomodar o setor e procuram por soluções por conta própria. Assim, a inovação é uma constante que nem sempre é monitorada pelos gestores de TI.

EFEITOS POSITIVOS E NEGATIVOS DA SHADOW IT

De acordo com o perfil do negócio e dos processos envolvidos, a burocracia de encontrar soluções definitivas pode causar prejuízos. Sendo assim, os colaboradores buscam as soluções da Shadow IT para otimizar suas tarefas e conseguir o resultado esperado. Então, podemos falar que esse é um ponto positivo para as empresas que permitem essa autonomia.

Além disso, quando os colaboradores utilizam soluções inovadoras, a empresa ganha na adoção de um diferencial. O que é fundamental no setor de TI, cada vez mais competitivo. Da mesma maneira o ciclo de gestão se torna mais eficiente, já que soluções são implementadas imediatamente.

Por outro lado, o Shadow IT podem ser uma grande problema para a segurança de dados da empresa. Por essas ferramentas não possuírem licença, mais vulnerável se torna a empresa aos ataques cibernéticos ou contaminação de vírus. Outro ponto negativo é que a informalidade dessa prática, não permite que haja um real monitoramento das operações dos colaboradores. Assim, fica difícil para o gestor identificar a relação entre processos e resultados, e obter dados precisos sobre a empresa.

COMO LIDAR COM OS PROBLEMAS DO TI INVISÍVEL

É estratégico para a empresa criar formas de minimizar os riscos do Shadow IT. Como vimos, a prática está presente em diferentes etapas de uma empresa e não se limita ao setor de TI. Dessa forma, é necessário criar ações que potencializem também o uso dessas soluções para que tragam benefícios ainda maiores.

FAÇA UM MONITORAMENTO CONSTANTE

Apesar de isso ser óbvio, é a maneira mais eficiente de ter controle sobre os softwares e dispositivos não autorizados que estão conectados ao sistema da empresa. Ao monitorar todas as atividades de TI, o gestor criar procedimentos para agir no caso de problemas com essas ferramentas.

RESTRINJA O ACESSO

Para reforçar a segurança, o gestor deve revisar a política de aplicações de Shadow IT. Analisar quais ferramentas não podem interagir com o sistema e criar camadas de proteção que impeçam que o sistema sofra danos.

ABRA ESPAÇO PARA DISCUSSÕES

O gestor de TI deve abrir o diálogo para que todos os colaboradores apresentem suas ferramentas e razões para usá-las. Além do setor de TI ter todas as informações sobre o uso das mesmas, poderá enxergar necessidades e soluções mais seguras. Caso essas ferramentas sejam a melhor opção, planejar como expandir seu uso para toda a empresa.

Dessa forma, podemos concluir que o Shadow IT pode ser um caminho para diversas áreas da empresa se tornem mais eficientes e produtivas. Além disso, elas incentivam a inovação e o desenvolvimento de novas tecnologias, e assim, toda a empresa sai ganhando.

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Referências: Panorama Positivo e Computer World