Keeggo dinamiza processos com SAP Business One e parceria com a b2finance

Guiada por tecnologia e inovação, a nova solução agregou à Keeggo ampla integração, eficácia organizacional e segurança de dados sem custos adicionais.

A tecnologia está em constante transformação, e a Keeggo também. Há 30 anos no mercado, a consultoria de tecnologia é especialista na criação de soluções digitais personalizadas para impulsionar diversos negócios. Um de seus desafios era a tarefa de encontrar um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) capaz de acompanhar o dinamismo de uma empresa baseada na inovação. Após pesquisas, a Keeggo encontrou a b2finance.

“O mercado de tecnologia é extremamente dinâmico e isso exige mudanças rápidas, inclusive estruturais. Este era um desafio para o nosso antigo fornecedor, pois todas as mudanças dependiam de um processo muito complexo, que exigia uma consultoria em tempo integral conosco. Por isso, nosso objetivo era encontrar um sistema que nos entregasse autonomia e agilidade nesses processos e nas integrações, já que trabalhamos com diversos sistemas”, explica Cristiane Bonaldo, CFO da Keeggo.

Da implantação às novas soluções

Há dois anos em operação, o impacto do SAP Business One implementado pela b2finance pôde ser testemunhado desde a fase inicial. A gerente de controladoria da Keeggo, Ariane Carvalho, que acompanhou todo o processo, destaca que desde o primeiro momento a equipe estava preocupada em fazer mais do que apenas apresentar a nova ferramenta, mas sugerir melhorias nos processos que pudessem ser realizados a partir dos novos recursos.

“Este foi um grande diferencial. O SAP Business One era um sistema totalmente diferente para nós e a partir desses insights, integramos toda a nossa base de dados de resultados e o relatório gerencial ao SAP. A centralização foi importante para facilitar as questões burocráticas, de faturamento e tudo mais. Além disso, com a integração dos resultados, conseguimos extrair relatórios e informações base com muita agilidade”, detalha.

Economia de (no mínimo) 7 dias

Na prática, Cristiane Bonaldo, complementa que o ganho em rapidez permitiu que os resultados de contabilidade e gerencial pudessem ser fechados praticamente juntos e através do mesmo sistema, algo que não era possível antes da b2finance, e que acabava fazendo com que o relatório gerencial fosse consolidado alguns dias depois, pois era feito em outro sistema e depois reconciliado com os números da contabilidade.

“Antes, nosso relatório gerencial era divulgado no meio do mês. Hoje, no terceiro dia útil conseguimos apresentar uma prévia e no quinto dia útil está finalizado. Isso nos permitiu apresentar os resultados e projeções mensais mais rapidamente. Com isso, conseguimos contribuir com outras áreas, uma vez que a partir do momento em que divulgamos os resultados, o CTO pode fazer análises sobre as operações, assim como a área de operações, de vendas, etc”, explica a CFO.

Segurança de dados

A cibersegurança é uma das diretrizes que a Keeggo utiliza para o desenvolvimento de estratégias inovadoras em Engenharia de Qualidade, Privacidade, Cloud & DevOps, Ciência de Dados e Inteligência Artificial. Por isso, a segurança de dados que a b2finance conseguiu agregar aos processos também foi um diferencial bastante celebrado pela empresa.

“Assim que os reports são finalizados, eles são enviados para os gestores de cada área. Neste processo, nós segregamos os acessos aos dados para garantir que cada pessoa receba apenas as informações pertinentes às suas respectivas responsabilidades. E tem mais: outra coisa importante é que conseguimos fazer isso ao longo do mês, pois o Power BI está integrado ao SAP”, informa Cristiane Bonaldo.

Ariane Carvalho, ressalta que a segurança dos dados era um fator indiscutível para a escolha do sistema, uma vez que a Keeggo possui a certificação da ISO 27001, que diz respeito à privacidade de dados.

“A cibersegurança está no nosso DNA, era importante fortalecer ainda mais este compromisso internamente. Nesse sentido, com vistas à LGPD, o SAP ajudou muito”.

Planos para o futuro

Quando se trata de uma empresa cujo DNA está baseado na inovação, é certo que mudanças e melhorias estão sempre previstas. As profissionais relatam que os próximos passos já estão sendo dados e tratam da automatização dos relatórios para que o sistema possa construir orçamentos de forma independente. A parceria entre empresas inovadoras permite que as equipes estejam sempre preparadas para que a próxima grande ideia se torne realidade.

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