7 atributos para um processo de compliance eficaz

A eficácia de um processo de compliance consolidado depende da abordagem estratégica adotada pela empresa e alguns fatores mostram-se fundamentais nesse sentido

Muito se discute a importância de se contar com uma gestão corporativa sustentada por uma política de conformidade bem estruturada. No entanto, para que a empresa em questão possa atingir esse nível de maturidade fiscal, é necessário compreender os maiores pilares por trás de um processo de compliance realmente eficaz.

Isso significa distribuir as atenções por etapas decisivas, como o relacionamento com o consumidor, o investimento em uma cultura organizacional que priorize a confiança, bem como componentes inovadores, a exemplo da tecnologia em prol da resiliência humana. 

Entre as consequências de um mundo afetado pelo COVID-19, o peso da credibilidade ao redor da organização preenche um espaço determinante para o sucesso do negócio.

O investimento em um cotidiano empresarial suportado pelo compliance não é um gasto secundário ou que pode ser postergado, pelo contrário, trata-se de uma movimentação compatível com as demandas de um mercado cada vez mais exigente. 

1. O impacto dos dados sobre o processo de compliance

O fluxo de informações sempre cumpriu uma função primordial para o andamento das operações de uma empresa. Com a globalização e, principalmente, a chegada da transformação digital como fenômeno abrangente sobre as corporações, esse braço interno passou por uma reformulação extremamente bem-vinda, atribuindo aos dados um valor analítico capaz de dinamizar as possibilidades estratégicas à disposição do gestor. 

O resultado é a obtenção de mais segurança para a tomada de decisão, proporcionando melhores métodos de trabalho e escolhas assertivas que favorecem à criação de um ambiente interno inclinado ao compliance.

Antes de qualquer medida drástica, as empresas precisam refletir sobre a concepção que possuem sobre o uso que designam às informações disponíveis. 

2. BPO prepara terreno para filosofia de conformidade

Se os dados oferecem essa vantagem analítica, quais são os meios de se extrair esse potencial competitivo? Certamente, o outsourcing surge como uma resposta pontual. Na prática, o BPO assume a responsabilidade de lidar com o manuseio e armazenamento de informações, sob a tutela de profissionais especializados no assunto. 

A terceirização de serviços vai de encontro à efetividade do processo de compliance ao otimizar procedimentos carentes de uma abordagem puramente técnica. Ao contar com uma empresa de BPO, o contratante sinaliza positivamente para a segurança fiscal através da assertividade da máquina, outro pilar ligado ao outsourcing.

3. Automatização como trunfo operacional no processo de compliance

Não há como negar o papel exercido pela tecnologia no processo de compliance. A escolha por uma ferramenta automatizada ajuda a potencializar a produtividade, reduz custos e diminui a probabilidade de falhas críticas ocorrerem.

Atingir um alto nível de confiabilidade sem a implementação tecnológica é uma tarefa perigosa para organizações desavisadas, se considerarmos os riscos de se apoiar as operações em sistemas manuais. 

O mercado acompanhou essa tendência justificada no dia a dia empresarial, e as opções para aderir a transformação digital são variadas, a exemplo do BPO.

Todos os caminhos levam à tecnologia como grande artifício de institucionalizar o compliance internamente, o que não significa abrir mão do protagonismo humano.

4. Cultura de compliance centralizada nas pessoas

Apesar da contundência relacionada à tecnologia quando o assunto é processo de compliance nas empresas, há de se enfatizar a função conciliadora que a máquina deve cumprir.

Ela não chegou para ofuscar os profissionais e retirar a participação das pessoas, a intenção é justamente reversa, pois com as plataformas digitais responsáveis pela condução de atividades padronizadas e exaustivas, os colaboradores ganharão tempo hábil e disposição para explorar tarefas de teor estratégico maior.

Seguindo essa mesma premissa, a discussão se estende para o design de compliance, que pode aproveitar de um caminho compreensivo em relação ao comportamento humano.

Esse princípio, se aplicado com recorrência pela figura de liderança, ajuda a minimizar a falta de conformidade em atividades rotineiras, além de incentivar o engajamento entre os departamentos inseridos nessa transição interna. 

5. Aspecto preditivo é importante e requer atenção do gestor

A normalização da confiança dentro de uma gestão corporativa não é evidenciada repentinamente ou até da noite para o dia. 

Leva-se um tempo extenso de maturação para que a estratégia focada na conformidade seja absorvida por todos os profissionais. Por isso, deve-se valorizar quando uma empresa consegue estabelecer os pilares abordados no texto. 

Existe alguma forma de se prevenir quanto à situação de compliance adquirida? A pergunta é extremamente válida e a resposta se encontra no poder preditivo de soluções analíticas. Um ponto de atenção que pode comprometer o processo de compliance em uma organização é a falta de acompanhamento às novas exigências regulatórias de um contexto fiscal reconhecidamente dinâmico.

Através da tecnologia, torna-se comum a detecção em tempo real do que está acontecendo no âmbito externo à empresa, identificando desafios condizentes com a realidade do negócio.

6. E como a experiência do cliente se enquadra no processo de compliance?

Para encarar a importância do compliance e seus reflexos internos, o executivo precisa empregar uma ótica ampla sobre os efeitos da conformidade em diversas áreas operacionais.

No relacionamento com o cliente, a confiança é um requisito básico de Customer Experience, facilitando a criação de uma jornada personalizada, mas que não abdica da segurança como diferencial competitivo.

O usuário está cada vez mais interessado na finalidade que as marcas aplicam aos dados concedidos. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é resultante dessa transformação na concepção do público consumidor, agora, respaldada legalmente. Esse é apenas mais um motivo para se pensar em uma cultura interna apoiada pela estabilidade fiscal.

7. Planejamento estratégico deve contemplar nova mentalidade

A partir do momento em que a comunicação da empresa está em harmonia com preceitos de segurança processual, assim como o alinhamento entre as equipes envolvidas em procedimentos que abordam o fluxo de dados, a prioridade estratégica passa a absorver a conformidade como fator natural à companhia, eliminando a margem para violações internas. 

Se o aprimoramento também é comportamental, é preciso incorporar os valores em todas as etapas do processo de compliance. Em outras palavras, ter a certeza de que diferentes departamentos e funções estão seguindo o mesmo planejamento estratégico. Os benefícios são numerosos e apontam para um futuro de grandes oportunidades.