Qualquer tipo de negócio tem uma série de obrigações que deve seguir. Burocracias, legislações trabalhistas, fiscais e até mesmo para alcançar o posicionamento de mercado desejado. Envolver toda a empresa nessas regras não é uma tarefa fácil, e é neste momento que falar de compliance pode trazer soluções.
Podemos dizer que as soluções de compliance são um conjunto de estratégias que fazem com que uma empresa adeque seus os processos e atividades a determinadas obrigações que seu tipo de negócio exige.
Para alcançar uma certificação, por exemplo, os processos devem ser claros e devem seguir padrões que envolvem até mesmo legislações internacionais. O que queremos dizer é que, embora seja uma solução, sua aplicação não é assim tão simples. Ou seja, será necessária alguma ajuda para sincronizar tudo isso.
Acompanhe nosso artigo e entenda como uma área de compliance pode ajudar a trazer excelentes resultados!
Como criar uma área de compliance
O conselho administrativo, direção ou CEO da empresa devem entender os benefícios de uma área de compliance e se comprometer com seu desenvolvimento. Esse é apenas o primeiro ponto. Essas regras não podem ser criadas sem uma análise detalhada, até porque o intuito é melhorar os processos da empresa, e não sobrecarregar os colaboradores com obrigações sem sentido.
Compreendida essa etapa, é hora de mapear os processos. Em detalhes. Se sua empresa presta um serviço que envolva soluções de diferentes departamentos, isso pode representar um grande desafio. Por isso, contar com um time interdisciplinar, com autonomia, para realizar esse mapeamento de forma conjunta é essencial.
Esse mapa irá ajudar a entender quais são os pontos críticos das tarefas, conhecidos como gargalos. Assim, a gestão pode dar atenção às tarefas de forma correta, garantindo os resultados esperados de cada atividade.
Em seguida, é necessário reavaliar os objetivos e estratégias de negócio. Muitas vezes, após ter seus processos completamente mapeados, até mesmo os valores da empresa podem ser colocados em cheque. E está tudo bem. O mais importante neste momento é entender se a proposta de valor sendo divulgada ainda faz sentido para o negócio.
Analise todos os cenários, positivos e negativos
Atenção para a etapa seguinte: avaliação de riscos. A melhor solução é organizar em um documento de fácil acesso todos os impactos de uma atividade não cumprida da forma correta. Um bom exemplo envolve a segurança do trabalho: caso um colaborador não cumpra uma das regras, o impacto pode envolver toda a empresa.
Da mesma forma, caso a empresa não cumpra com as leis trabalhistas, pode sofrer processos altíssimos, prejudicando os lucros do negócio. A área de compliance, com essa análise em mãos, deve trabalhar para eliminar ou reduzir ao máximo esses riscos.
Adaptações no ambiente interno e externo
O ambiente interno, após essas etapas de identificação, depende de uma mudança ou adaptação na cultura corporativa. É preciso criar um regimento interno. Cada departamento deve utilizá-lo em, juntamente com o RH, é bom organizar sessões de treinamento para garantir a eficácia do regimento.
Com o público interno consciente, é mais fácil se adaptar às regulamentações externas. O tipo de empresa, a forma de fazer o negócio, a necessidade de uma ou outra certificação, tudo isso determina uma série de obrigações. Se os colaboradores já endentem a importância do cuidado na qualidade de suas entregas, todo o processo pode fluir sem maiores complicações para a área de compliance.
As regras devem ser comunicadas com clareza para um compliance eficiente
Ainda no que diz respeito aos colaboradores, manter uma comunicação clara é uma peça chave em diversos processos corporativos, não é diferente para o compliance.
Alguns setores são mais estratégicos que outros, e por isso, além de garantir que todos conheçam suas responsabilidades, é preciso manter uma agenda de constante acompanhamento. Comunique a todos quais serão as etapas do compliance para não causar nenhum desconforto. A coesão do time é essencial.
Além de todas essas etapas, ao implantar o compliance, considere também uma política de melhorias contínuas. Dê espaço aos colaboradores para que façam sugestões de melhoria nos processos. Crie uma agenda de feedbacks entre gestão direta e o time. Em alguns casos, é viável até mesmo uma política de reconhecimento por ideias que deem certo e aumentem a eficiência ou diminuam custos da empresa.
O que precisa ficar claro é: não é caro ter uma área de compliance. Porém, é um desafio conjunto. E a equipe responsável pelas verificações dos processos precisa ter autonomia e independência.
Como citamos inicialmente, também é possível considerar buscar ajuda, com empresas de consultoria especializadas em implementação de compliance. Analise qual o melhor cenário e quais são os resultados esperados e não deixe para depois!
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